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엑셀만 알아도 할 수 있는 AI 업무 자동화 완벽 가이드 (2025ver.)

조아라세연 2025. 5. 19. 19:43
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엑셀만 알아도 할 수 있는 AI 업무 자동화 완벽 가이드 (2025ver.)
코딩 없이 ChatGPT, Zapier로 자동화하는 실전 업무 예제

목차

  1. 엑셀 유저를 위한 AI 자동화의 필요성
  2. 자동화에 필요한 도구 및 계정 정리
  3. 엑셀 기반 자동화 워크플로우 3종
  4. 예제 1: 엑셀 → 이메일 자동 전송
  5. 예제 2: 설문 응답 → 회의록 요약 자동 작성
  6. 예제 3: 정기 리포트 자동 작성 및 공유
  7. 자동화 시 유용한 팁과 주의사항
  8. 마무리: 직접 실험해본 후기

1. 엑셀 유저를 위한 AI 자동화의 필요성

많은 직장인과 프리랜서들이 여전히 엑셀을 통해 데이터를 정리하고, 수작업으로 이메일을 보내거나 보고서를 작성한다. 이 반복 업무를 줄이고 효율을 극대화할 수 있는 방법이 바로 AI와 엑셀의 연동이다. 코딩 지식이 없어도 Zapier, GPT API, Notion 등의 툴을 활용하면 누구나 자동화 워크플로우를 구축할 수 있다.

2. 자동화에 필요한 도구 및 계정 정리

  • Google 계정 (Drive, Gmail, Calendar 등)
  • Excel 또는 Google Sheets
  • OpenAI API 키 (ChatGPT API 사용)
  • Zapier 또는 Make (노코드 자동화 플랫폼)
  • Notion (선택적으로 활용)

모든 도구는 기본적인 무료 플랜에서도 자동화 실험이 가능하다. (물론 API는 돈이 든다.)

3. 엑셀 기반 자동화 워크플로우 3종

워크플로우 설명

Excel → Email 자동화 특정 조건이 되면 자동으로 이메일 전송
설문 응답 정리 + 요약 설문 결과를 텍스트로 변환하고 GPT로 요약
정기 리포트 자동 생성 일정 시간마다 데이터를 요약해 Slack이나 이메일로 전송

4. 예제 1: 엑셀 → 이메일 자동 전송

Google Sheets에 매출 데이터가 입력되면, 특정 조건을 만족하는 경우 자동으로 Gmail을 통해 이메일 발송

설정 흐름

  1. Zapier 대시보드 접속 → [Create Zap] 클릭
  2. Trigger 앱 선택: Google Sheets
    • Trigger Event: New or Updated Spreadsheet Row
    • Choose Account: 구글 계정 연동
    • Set up trigger:
      • Spreadsheet: 사용할 시트 선택
      • Worksheet: 시트 내 워크시트 선택
  3. Filter 추가 (조건 설정):
    • Action 앱: Filter by Zapier
    • 조건 예시:
      • Only continue if...
      • 매출 → (Number) Greater than → 1000000
  4. Action 앱 설정: Gmail
    • Event: Send Email
    • To: 거래처 이메일이 입력된 셀 참조 (예: Row → Email)
    • Subject: 예: 정기 거래 안내드립니다
    • Body: 템플릿화된 메일 내용 + 셀 데이터 삽입 (예: Row → 고객명)
  5. Test Action → Turn Zap ON

5. 예제 2: 설문 응답 → 회의록 요약 자동 작성

Google Forms 응답이 Google Sheets에 수집되면, GPT API를 호출해 회의 요약 자동 생성 후 Notion에 저장

설정 흐름

  1. Trigger 앱: Google Sheets
    • Trigger Event: New Spreadsheet Row
    • Set up trigger: 설문 응답이 누적되는 시트 지정
    • Event: POST
    • Action 앱: OpenAI (or Webhooks by Zapier)
    • Headers:
      • Authorization: Bearer YOUR_API_KEY
      • Content-Type: application/json
    • Data (Body):
    • { "model": "gpt-4", "messages": [ {"role": "system", "content": "회의 요약을 작성하는 AI입니다."}, {"role": "user", "content": "설문 응답 내용: {{Row → 요약대상}}"} ] }
  3. Action 앱: Notion
    • Event: Create Database Item
    • Set up Action:
      • Database: 회의록 저장용 노션 데이터베이스
      • Properties: GPT 응답 결과를 본문에 저장

6. 예제 3: 정기 리포트 자동 작성 및 공유

매주 특정 시간마다 Google Sheets 데이터를 읽고, 자동 요약 후 슬랙이나 이메일로 전송

설정 흐름

  1. Trigger 앱: Schedule by Zapier
    • Event: Every Week
    • Set up trigger:
      • Day of the week: Monday
      • Time: 9:00 AM
  2. Action 앱: Google Sheets
    • Event: Lookup Spreadsheet Rows or Find Many Spreadsheet Rows
    • 데이터를 텍스트로 변환하여 추출
  3. Action 앱: OpenAI (Webhooks 방식과 동일 설정)
    • 위 GPT 프롬프트에:
      • “다음 표 데이터를 요약해줘. 항목별로 정리하고, 변화 추세를 간단히 언급해줘.”
  4. Action 앱: Slack 또는 Gmail
    • 슬랙 채널에 자동 메시지 발송
    • 또는 담당자 메일로 요약본 전달

7. 자동화 시 유용한 팁과 주의사항

  • 프롬프트는 명확하고 간단하게: 예) “매출 데이터 요약해줘 (항목별로 정리)”
  • 트리거 조건은 구체적으로 설정: “셀 A가 비어 있지 않으면 실행”
  • 개인 정보가 포함된 데이터는 반드시 익명화 필요
  • 자동화 결과는 수시로 테스트하며 신뢰도 검증할 것

8. 마무리: 직접 실험해본 후기

나는 전공자가 아니고, 대학 졸업 후에 AI에 흥미를 느껴 이런 자동화를 하나씩 실험해보기 시작했다. 코딩을 몰라도 엑셀만 쓸 줄 안다면 충분히 시작할 수 있었고, 특히 GPT와 연동해 문서를 요약하거나 메일을 자동으로 보내는 시스템을 직접 만들었을 때, “진짜로 내가 개인비서를 만든 거구나” 하는 실감이 났다.

 

지금 이 글을 보고 있는 독자도 완벽하게 이해하지 않아도 된다. 핵심은 직접 해보는 것, 그리고 일의 방식을 AI에 맞춰 조금씩 바꿔보는 것이다. 그렇게 하나씩 가능성을 열어가면 생각보다 훨씬 빠르게 성장할 수 있다.

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